Là một trong số những tính năng hỗ trợ người sử dụng rất nhiều, mặc dù mail merge lại không quá phổ biến. Vậy mail merge là gì và phương pháp sử dụng mail merge trong số vấn đề của công việc hiện ni như thế nào? thuộc cauma.vn cauma.vn tìm kiếm hiểu tức thì nhé!


Mail merge là gì?

Mailing merge là một tính năng siêng sử dụng để soạn thảo một e-mail dựa bên trên giao diện của nền tảng Microsoft word hoặc excel. Tính năng này cho phép người dùng tất cả thể tạo ra nhiều bản sao của email để gửi đến những địa chỉ khác nhau.

Bạn đang xem: Cách làm mail merge trong excel 2010

*
Mail merge là gì?

Với tính năng này, bạn chỉ cần người sử dụng sở hữu một mẫu thư nhất định. Cùng với đó là một số thông tin khác nhau cơ bản như: tên, giới tính, nội dung yêu thương cầu của thư. Tính năng mail merge sẽ giúp bạn có thể tự động gửi nội dung e-mail một phương pháp nhanh gọn nhất.

Mail merge trong word là gì?

Chức năng mail merge trong Microsoft word là một chứng năng giúp người dùng có thể tiết kiệm được thời gian lúc xử lý một mẫu văn bản đơn giản như: hợp đồng lao động, thư mời, thông báo… vào word. Chỉ cần người dùng có mẫu template word sẵn từ trước, chức năng này sẽ giúp bạn kết thúc mọi việc một biện pháp dễ dàng chỉ trong thời gian rất ngắn.

Mail merge vào excel là gì?

Tính năng này trong excel được hiểu là phương pháp tự động nhập một dữ liệu từ bảng tính bên phía ngoài vào một văn bản thông thường. Từ đó người dùng gồm thể tạo ra được nhiều nội dung với những tính năng cá thể hóa cao nhưng mà không phải tốn thừa nhiều thời gian đến việc soạn thảo văn bản.

Tuy nhiên, công cụ này thường được sử dụng ở vào MS word nhiều hơn. Cùng nếu như bạn muốn sử dụng chương trình này trong excel phải cần để ý những điều sau:

vào dải ô tính phải chứa dữ liệu cần nhập. Vào dải ô tính bất kỳ phải có nội dung văn bản. Công thức để truy nã xuất dữ liệu tại ô tính buôn bán nháp hiện tại cần dựa trên hàm indirect. Sử dụng nhiều công thức khác biệt để tạo ra bức thư hoàn chỉnh.

Cấu trúc mail merge

Để có thể bắt đầu phương pháp dùng mail merge, bọn họ cần phải nắm rõ về cấu trúc của tính năng này ra sao. Cấu trục để tạo mail merge vào word và excel sẽ gồm những tin tức sau:

Nguồn gốc dữ liệu

Trong mục này, tùy theo nội dung với nguồn dữ liệu nhưng cũng cần phải tất cả những tùy chỉnh nhằm thể hiện đúng nội dung sau thời điểm đã tạo ra hàng loại những thư điện tử khác nhau từ tính năng. Những thông tin tùy chỉnh này thường là:

Họ tên, địa chỉ người nhận thư điện tử Tên những tổ chức, doanh nghiệp nhận mail merge

Trong các bức thư tất cả dùng mail merge, tất cả những nguồn dữ liệu sẽ được trình diễn theo một danh sawcsh cố định nhưng người sử dụng đã tạo sẵn. Các danh sách dữ liệu này có thể là:

Bản tổng hợp danh bạ người gửi Bản tính trong excel Một bảng tính được lập trong word các văn bản tất cả cấu trúc phân loại dữ liệu rõ ràng…

Các nội dung cơ bản trong mail merge

Những nội dung nhưng mà bạn thấy trong số email tất cả sử dụng mailing merge về cơ bản cũng giống như các email bình thường khác với những thông tin cơ bản như:

Họ tên, địa chỉ người gửi mail Họ tên, địa chỉ người nhận mail Nội dung thiết yếu của lá thư điện tử…

Thông thường, những nội dung này sẽ được định vị với các vị trí đã có và chỉ thể hiện các nội dung núm đổi khi người sử dụng lấy nguồn dữ liệu từ một nơi mới.

Khi bạn đã kết hợp để đủ các nội dung cơ bản thuộc với nguồn dữ liệu thì word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra những loạt thư mẫu một biện pháp hoàn chỉnh. Tuy nhiên nội dung cơ bản sẽ khác biệt tùy thuộc vào những chỉnh sửa đến từ người dùng.

Xem thêm: Bị Tê Đầu Lưỡi Rát Như Bị Bỏng Rát, Nóng Rát Miệng Bệnh Gì

Cách sử dụng mail merge cơ bản trong word

Việc sử dụng mail merge hiện cũng rất đơn giản. Thậm chí kể cả việc bạn không có kiến thức về công nghệ cũng trọn vẹn có thể có tác dụng được. Tùy từng chương trình, bạn cần tuân theo các bước sau để tất cả cách tạo mail merge cho mình.

Bước 1: Mở một bản tệp tin word với nội dung đã bao gồm sẵn. Dịp này, bạn lựa chọn theo đường dẫn sau: Mailing -> Start mail merge -> Step by step mail merge wizard

*
Hướng dẫn sử dụng mail merge cơ bản

Bước 2: lúc này màn hình sẽ hiển thị hộp “Select document type“. Bạn lựa chọn loại thư mà lại mình đang soạn thảo gồm:

Letter: Kiểu thư mời email messages: Email. Envelopes: Phong thư. Labels: Thư theo nhãn. Directory: Thư theo danh mục.
*
Lựa chọn loại thư mà mình đang soạn thảo

Tiếp đến bạn nhấn vào chữ Next để tiếp tục bước tiếp theo.

Bước 3: hôm nay bạn sẽ chọn mẫu thư để trộn văn bản, bao gồm:

Use the current document: Sử dụng mẫu thư bạn đang mở hiện tại. Start from a template: sử dụng mẫu thư khác trong Word(Trường hợp bạn chưa có mẫu thư nào) Start from existing document: Dùng các mẫu thư đã tất cả hoặc đã tạo được lưu trong Word nhưng hiện tại chưa mở.

Click chuột vào ô “Use the current document“. Sau đó chọn nút “Next select recipients

*
Click chuột vào ô use the current document Bước 3: tìm ô chứa file dữ liệu dưới dạng excel. Sau đó click chọn “Open” để mở theo hình.
*
kiếm tìm ô chứa file dữ liệu dưới dạng excel Bước 4: thời điểm này, giao diện screen sẽ mở hộp thoại mail merge recipients, bạn click chọn mục “OK“.
*
Hộp thoại mail merge recipients Bước 5: sau thời điểm hoàn thiện những công đoạn trên, bạn di chuyển nhỏ trỏ chuột tới vị trí cần chèn như ví dụ.
*
Di chuyển nhỏ chuột tới vị trí cần chèn Bước 6: sau khoản thời gian đã điền đầy đủ những thông tin nội dung cần thiết. Sản phẩm cuối cùng sẽ được như trong hình.
*
Kiểm tra sản phẩm cuối thuộc Bước 7: Click chọn “Next: preview your letter” để kết thúc thừa trình.

Cách sử dụng mail merge vào bảng excel

Thường để sử dụng tính năng mail merge thì Word sẽ được ưu tiên nhiều hơn. Để có thể chỉnh sửa được nội dung của những thư mail merge tại bản tính excel. Bạn cần phải sử dụng hàm text để có thể có được sự điều chỉnh các công cụ của excel.

Đối với hàm text, người dùng có thể dễ dàng cầm đổi những thông tin dữ liệu không giống nhau như ngày sịnh, họ tên lịch sự một định dạng không giống theo đúng như nguyện vọng của người dùng. Tuy nhiên, một điều hơi phức tạp của những thức này đó là bạn cần phải biết những code định dạng văn bản mặc dù những đoạn code này tương đối giống với các dang mã được sử dụng ở chế độ custom number.

Lúc này, bạn yêu cầu đưa định dạng những ô tính chứa những công thức theo một kiểm định dạng khác biệt để khiến đến hệ thống hiểu rằng đây chỉ là định dạng văn bản bình thường. Do đó, nếu bạn bao gồm tùy chỉnh mail merger thì những thông tin cũng sẽ không bị biến dạng và bức thư điện tử sẽ giữ nguyên được chất lượng của nó. Thuộc với đó, những tùy chọn về fonts chữ, kích thước, màu sắc sắc cũng sẽ ko bị thế đổi.

Trên đây là một số chia sẻ của cauma.vncauma.vn về tính năng mail merge là gì? cùng với đó là cách cần sử dụng mail merge cơ bản đến người dùng. Hy vọng qua bài viết, bạn sẽ biết được giải pháp thức sử dụng mail merge để gửi thư một cách nhanh chóng nhất phục vụ cho các công việc khác nhau của mình cũng như của doanh nghiệp.

► Tất tần tật về kỹ năng văn phòng, bí kíp giúp bạn xử lý những tình huống nơi công sở